Título del puesto: Coordinador de Operaciones y Contabilidad

Departamento: Finanzas

Reporta a: CEO/CFO pero tendrá una línea discontinua con RRHH y COO

Clasificación: A tiempo completo, asalariado

Ubicación/Horario: Basada en la sede, principalmente de lunes a viernes con visitas periódicas a restaurantes

Cream City Concepts – Milwaukee, WI

Cream City Concepts es el principal grupo hotelero de Milwaukee, que reúne a la gente a través de vibrantes espacios de entretenimiento, comida y bebidas excepcionales, eventos privados memorables, catering fuera del recinto y acogedoras estancias en Airbnb en el centro. Nuestro creciente portafolio incluye favoritos locales como Who's on Third, Who's on Layton, Oak Barrel Public House, Cream City Catering y Third Street Properties.

Buscamos profesionales apasionados y detallistas que prosperen en entornos dinámicos y quieran crecer en una empresa que valore la excelencia, la creatividad y el trabajo en equipo.

Sobre el puesto

El Coordinador de Operaciones y Contabilidad apoya a Recursos Humanos, Contabilidad y Operaciones en múltiples ubicaciones de restaurantes mediante la contabilidad, verificación de datos, soporte a la nómina, documentación de compras, integridad de KPIs, conciliación de pilas tecnológicas de flujo de trabajo y organización estructurada de oficinas. Este es un rol de apoyo no supervisivo, diseñado para mantener la información financiera y operativa precisa, organizada y lista para la revisión del liderazgo.

Objetivo principal

Mantener sistemas administrativos precisos y consistentes para la verificación de nóminas, registros de inventario y pedidos, análisis de costes y documentación SOP/recetas; coordinar la comunicación entre departamentos; y verificar que la información requerida sea completa y precisa antes de la revisión del liderazgo.

Responsabilidades clave

Apoyo financiero y de contabilidad

Introduce y codifica facturas en QuickBooks Online (QBO).
Compara las facturas con órdenes de compra, recibos de recepción y registros de entregas.
Mantener archivos adjuntos digitales precisos para una documentación lista para auditoría.
Ayuda con conciliaciones, créditos de proveedores y precisión en la codificación de costes.

Soporte de Nóminas y Cumplimiento de RRHH

Verifica horas, códigos de trabajo, propinas y ajustes antes de procesar la nómina.
Apoya a RRHH con la documentación de incorporación, actualizaciones de expedientes de personal y cumplimiento con el I-9.
Mantén archivos de nóminas y personal seguros y confidenciales.
Ayudar a resolver discrepancias en nóminas y errores de documentación.

Compra y documentación de costes

Haz un seguimiento de la documentación de compra en todas las ubicaciones.
Verifica el número de productos, precios, sustituciones, escasez y créditos.
Mantén archivos de recetas y costes con rendimientos, precios y estándares de raciones actualizados.
Ayuda en la verificación de costes de uso frente a compra y análisis básico de costes.

KPI y verificación de precisión de datos

Verifica las entradas semanales de KPI, incluyendo el % de trabajo (COGS), descuentos, anulaciones y residuos.
Cruza datos de KPI con Toast, 7shifts, MarginEdge y QBO.
Identificar presentaciones faltantes, inexactas o incompletas y hacer seguimiento con los responsables responsables.
Documenta las discrepancias y escala los problemas recurrentes a los directivos.

Reconciliación de pilas de tecnología de flujo de trabajo

Verifica la sincronización precisa de datos entre Toast, 7shifts, MarginEdge, QBO y discos compartidos.
Identificar desajustes, errores de sincronización o transferencias de datos incompletas y enrutarla para corregir.
Mantén una lista de verificación tecnológica diaria/semanal.
Soporte para la incorporación y configuración de usuarios para sistemas conectados al entorno de comunicación basado en Teams.

Coordinación de Oficina, Archivo y Tecnología

Mantener carpetas de discos compartidos organizados y sistemas de archivo digital.
Crear, mantener y mejorar estructuras estandarizadas de archivo en RRHH, Contabilidad, Operaciones y Cocina.
Realizar auditorías mensuales de documentos para comprobar el cumplimiento, la precisión y el control de versiones.
Mantenga, registra y repone los suministros de oficina (papel, tóner, carpetas, etiquetas, pilas, etc.).
Asegurarse de que el equipo de oficina pequeño (impresoras, escáneres, monitores) funcione; coordina las reparaciones cuando sea necesario.
Soporte para el centro de comunicación de Microsoft Teams, incluyendo estructura de canales, organización de archivos, permisos de acceso y resolución básica de problemas.
Proporcionar soporte técnico ligero al personal: resolución de problemas de inicio de sesión, corrección de acceso a carpetas y soporte para calendarios/reuniones.

Coordinación y seguimiento entre departamentos

Actuar como enlace administrativo entre los equipos de Recursos Humanos, Contabilidad, Operaciones y cocina.
Haz un seguimiento de las tareas abiertas hasta completarlas; Verifica y documenta todas las resoluciones.
Mantener la comunicación profesional, la confidencialidad y la precisión en todo momento.
Documentar notas de reuniones, revisiones de SOP, procesos actualizados y cambios administrativos.

Límites de alcance y normas

Este puesto es de apoyo y no supervisión, pero requiere una fuerte construcción de relaciones e inteligencia emocional. El Coordinador verifica, organiza y prepara la documentación, pero no realiza tareas operativas como pedidos, ejecución de inventario, preparación, gestión del personal o gestión de costes. La responsabilidad de la ejecución operativa sigue siendo responsabilidad de los directores generales, chefs y gerentes operativos.

Calificaciones

2+ años de experiencia en contabilidad, cuentas a pagar/cuentas o soporte contable
Dominio de QuickBooks Online y aplicaciones de hojas de cálculo
Sólidas habilidades de organización, seguimiento y comunicación
Gran atención al detalle y confidencialidad
La experiencia en hostelería es útil pero no es obligatoria
Los candidatos cualificados deben estar legalmente autorizados para trabajar en Estados Unidos
Esta posición implica estar de pie, caminar, agacharse y levantar hasta 50 libras de vez en cuando.

Éxito en el cargo

Las facturas de los proveedores se introducen correctamente en QBO en un plazo de 48 horas desde su recepción.
Las discrepancias entre factura y orden de venta se identifican y se enrutan el mismo día.
Las entradas de nóminas (horas, propinas, códigos de trabajo) se verifican antes de los plazos.
Informe semanal de verificación laboral completado cada lunes antes del mediodía.
Las entradas semanales del KPI coinciden con Toast, 7shift, MarginEdge y QBO.
La pila tecnológica permanece sincronizada sin desajustes recurrentes.
Todos los paquetes de inventario y costes se archivan con precisión y a tiempo.
Las carpetas de disco compartido permanecen limpias, estructuradas y conformes.
Toda la documentación requerida está presente, precisa y lista para auditoría.
Los bucles de comunicación permanecen cerrados—sin tareas faltantes ni elementos no verificados.
Se sigue el ritmo administrativo semanal y mensual de forma constante.

Compensación y calendario

Rango salarial: 48.000 $ – 58.000 $ anuales (basado en experiencia)
Beneficios: seguro médico, días de vacaciones, descuentos en restauración.
Horario: Días laborables • Con sede central y visitas periódicas al centro

Por qué importa este papel

El Coordinador de Operaciones y Contabilidad es el pilar de precisión de Cream City Concepts. Este puesto garantiza que la documentación financiera, operativa, de recursos humanos y administrativa sea coherente, verificada y organizada antes de llegar a la dirección. Al mantener datos limpios en QBO, Toast, 7shifts, MarginEdge, Teams y carpetas compartidas, el Coordinador reduce el retrabajo, minimiza errores y mejora la precisión en la toma de decisiones en toda la empresa. Los gerentes y chefs dependen de este rol para mantener los sistemas administrativos estables y predecibles, lo que les permite centrarse en liderar sus equipos y ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes.

EMPLEADOR DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES

La política de la Compañía es garantizar la igualdad de oportunidades para todos los solicitantes y empleados cualificados sin distinción de raza, color, religión, género, estado civil, orientación sexual, origen nacional, ascendencia, edad, identidad de género, expresión de género, discapacidad, ciudadanía, embarazo, condición de veterano, pertenencia a cualquier componente activo o de reserva de las fuerzas armadas de EE. UU. o estatales, historial o información genética o cualquier otra categoría protegida por la ley.

Otras funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar o asignarse en cualquier momento, con o sin preaviso, según lo asigne el Gerente. La descripción del puesto no constituye un contrato de trabajo, y el puesto permanece a voluntad. Otras funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar o asignarse en cualquier momento, con o sin preaviso, según lo asigne el Gerente. La descripción del puesto no constituye un contrato de trabajo, y el puesto permanece a voluntad.

Compensación: 48.000,00 $ - 58,000,00 $ al año